Romana Management Oy kertoo arvioitavana olevalle henkilölle hänestä kerättävän tai kerätyn tiedon käsittelystä, oikeudesta saada palautetta arviosta ja siitä kuka toimii rekisterinpitäjänä. (Henkilötietolaki 24 §)
Sekä toimeksiantaja että Romana Management Oy ovat vaitiolovelvollisia kolmannelle osapuolelle kaikesta siitä tiedosta, jota syntyneessä rekisterissä säilytetään. Kolmantena osapuolena voidaan pitää myös sellaisia toimeksiantajayrityksen työntekijöitä, jotka eivät tietoja välttämättä tarvitse. Toimeksiantaja ja Romana Management Oy tiedostavat, että rekisterissä säilytettävää tietoa ei ole lupa luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman arviotavan itsensä erikseen antamaa lupaa. Esimerkiksi toimeksiantajan liiketuttavalle tai jollekin Romana Managementin muulle toimeksiantajalle ei näitä arvion perusteella syntyneitä ja rekisterissä säilytettäviä tietoja tai johtopäätöksiä voida kertoa edes epävirallisissa keskusteluissa ilman sekä arvioitavan että toimeksiantajan, molempien selvää suostumusta.
(Henkilötietolaki 8 ja 33 §)
Arvioitavana olleella henkilöllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisterissä olevat tiedot. Pyyntö tietojen tarkastamisesta tulee tehdä aina toimeksiantajalle muissa kuin jäljempänä sovituissa erityisissä tapauksissa. Arvioitavalle on velvollisuus näyttää kerätystä tiedosta hänen täyttämänsä henkilötietolomake sekä hänestä laadittu kirjallinen raportti, josta on poistettu kaikki viittaukset muihin henkilöihin kuin arvioitavaan itseensä sekä ns. suosituskappale. Arvioitavalle tulee myös luovuttaa tämä raportti kirjallisena hänen sitä pyytäessään. Arvioitavalle ei tarvitse eikä tule näyttää testien pisteytyksiä tai konsultin tekemiä muistiinpanoja.
(Henkilötietolaki, 26 §)
Toimeksiantaja valtuuttaa Romana Management Oy:n puolesta arvion tehneen konsultin antamaan arvioitavana olevalle henkilölle palautetta arviossa esille tulleista asioista. Arvioitavalle annetaan aina suullinen palaute haastattelun päätteeksi. Romana Management Oy valtuutetaan myös luovuttamaan arvioitavalle itselleen hänestä laadittu kirjallinen raportti tämän sitä vaatiessa. Raportista on tällöin poistettu kaikki viittaukset muihin henkilöihin kuin arvioitavaan itseensä sekä ns. suosituskappale. (Henkilötietolaki, 26 §)
